DESPRE / PROIECTE REALIZATE

Motivat de implementarea unui nou sistem de tipărire în masă în cadrul grupului de companii client, toate formularele implicate au trebuit reconectate la noul sistem de tipărire în masă, unele formulare care se tipăreau doar local au fost și ele conectate la noul sistem, iar anumite formulare care nu se realizau în sistemul informatic SAP au fost definite în sistem și conectate la sistemul de tipărire în masă.

De asemenea, au fost introduse funcționalități noi de tipul unirii documentelor de tip diferit în acelasi plic (sau în aceeași trimitere electronică), în cazul in care se adresau aceluiași client și îndeplineau anumite conditii suplimentare, transmiterea de documente prin email cu ataşamente în format editabil (tip excel) și înregistrarea confirmărilor de primire.

Procesul de conectare a unui nou client care solicită acces la rețeaua de distribuție de energie este un proces destul de complex și de durată, presupunând parcurgerea unor etape specifice de determinare a posibilităților tehnice privind construcțiile sau adaptările care trebuie realizate, precum și necesitățile de modificare a rețelei de distribuție. Datorită numărului mare de situații posibile, implementarea unui algoritm automatizat ridică dificultăți deosebite.

IBC a implementat un astfel de mecanism pentru realizarea în sistemul SAP a pașilor necesari solicitării și obținerii avizelor de amplasament (realizate prin proceduri manuale până la acest proiect).

Reglementările specifice pieței de energie, cum ar fi separarea companiilor de furnizare de cele de distribuție (unbundling), dereglementarea tarifelor pentru anumite categorii de consumatori sau acordarea de subvenții pentru alte categorii de consumatori, aduc mereu modificări în modalitatea de tarifare și facturare a energiei. Furnizorii și distribuitorii de energie sunt obligați să adapteze periodic algoritmii de calcul și facturare pentru a răspunde acestor cerințe legale, precum și nevoilor proprii de segmentare și urmărire a consumatorilor.

IBC se poate mândri cu mai multe astfel de proiecte încheiate cu succes și cu timpi de realizare deosebit de scurți. O caracteristică aparte a acestor schimbări legislative este timpul scurt dintre momentul publicării și al aplicarii, ceea ce impune constrângeri deosebite proiectelor care le implementează. Flexibilitatea tehnologiei SAP și expertiza consultanților noștri care au acumulat competențe deosebite în acest domeniu ne-au asigurat succesul tuturor acestor implementări.

O categorie aparte de reglementări legislative cu impact în facturare sunt cele referitoare la utilizarea (și facturarea cotelor corespunzătoare pentru) certificatele verzi. În acest scop IBC a implementat un proiect distinct dedicat în mod special acestei problematici, implementând întreg procesul de urmărire al certificatelor verzi cu toate implicațiile legale în tarife și în taxe.

O soluție de industrie este deosebit de complexă si implementarea ei necesită resurse de timp, atât din perspectiva posibilităților tehnice de implementare și migrare de date, cât și din perspectiva posibilității de adaptare și absorbție de către utilizatori. O practică uzuală în domeniu este implementarea componentelor de bază într-o primă fază, după care, în proiecte succesive, se activează (sau se instalează) și se implementează noi funcționalități.

IBC a realizat un astfel de proiect de implementare a componentei de management a sigiliilor din sistemul SAP în conformitate cu standardele utilizate în compania client, adaptate la specificul legal și operațional din România. În cadrul proiectului au fost realizate mecanismele de introducere în SAP și urmărirea procesului de achziție pentru toate sigiliile pe categorii (cu identificare unitară pe baza de cod de bare pentru a preveni fraudele), a fost implementat procesul de instalare, îndepărtare și distrugere de sigilii (cu asigurarea trasabilității complete a fiecărui sigiliu în funcție de technician și echipament), precum și un sistem complex de raportare care să permita obținerea de date individuale legate de fiecare sigiliu și de date statistice pentru analizele de management.

Orice companie dorește să asigure un grad cât mai mare de încredere în corectitudinea datelor sale. IBC a înțeles că îmbunătățirea calității datelor privind clienții, partenerii, furnizorii, coroborată cu întreținerea corespunzătoare a aplicațiilor SAP IS-U au efect benefic asupra eficienței și eficacității proceselor.  De aceea, justificarea principală a acestui proiect propus de IBC este stimularea productivității sistemului și a proceselor.

Obiectivele urmărite au fost: identificarea și eliminarea înregistrărilor nesigure sau eronate, găsirea de soluții pentru prevenirea erorilor; reducerea nr.de clienti nefacturați; reducerea nr.de facturi stornate; creșterea cantității de energie facturată; curățarea datelor tranzacționale; îmbunătățirea activității de monitorizare a proceselor principale. S-au avut în vedere datele de contact ale clienților, datele de calcul pentru facturare, tipărire facturi și corespondența către client, calculul pierderilor de energie incluse în facturare, înregistrările utilizate în procesele de citire a aparatelor de măsura,  inconsistențele în datele de bază. Analiza a constat în identificarea problemelor, descrierea și clasificarea lor  în funcție de efectul asupra performanței tehnice a sistemului, calității raportării, activităților operaționale, surselor de venituri, satisfacției clienților, urmată de identificarea cauzelor în zona datelor de bază, a configurărilor, a activităților de utilizator, a excepțiilor tehnice și de business. În baza analizei a rezultat un plan de acțiune pentru eliminarea cauzelor, completat cu specificațiile tehnice necesare fiecărei activități. Ultima fază a proiectului a asigurat implementarea acelor acțiuni care nu au necesitat dezvoltări sau modificări de configurare ale sistemului, acestea urmând a fi implementate în cadrul unor proiecte viitoare.

IBC mentine suportul pentru cea mai complexă soluție IT realizată cu tehnologie SAP și Microsoft pentru administrația publică locală din România și are în echipa de suport o parte dintre consultanții care au realizat implementarea proiectului (2007). Soluția este construită în jurul unui nucleu ERP (pentru sector public) la care se adauga componente de raportare și analiza (BW/BI) și o soluție de interacțiune cu ordonatorii terțiari (portal) care permite integrarea de date de la peste 130 de ordonatori.

Întreaga soluție este bazată pe o infrastructură hardware FSC și o infrastructură software Microsoft acoperind necesarul de autentificare și securitate (Active Directory) precum și necesarul de asigurare a continuității afacerii (backup).

Pe partea de tehnologie SAP proiectul a inclus toate modulele de bază ERP, financiar-contabilitate inclusiv componenta de managementul fondurilor, logistică, resurse umane și salarizare, precum și o soluție de stocare de date și raportare BW / BI care să permită obținerea tuturor raportărilor legale specifice activităților finanțate din bugetul de stat. În particular modulul de resurse umane și salarizare are o arie de acoperire mai mare datorită cerințelor specifice sectorului public și a variației foarte mari de situații întâlnite (multe tipuri de coeficienți, calcul retroactiv generat de câștigarea sau pierderea unor drepturi salariale cu aplicare retroactivă pe perioade mari).

Unul dintre cele mai complexe proiecte de implementare coordonate de IBC în sectorul public este implementarea de la o institutie cu coordonare centrală și răspândire pe întregul teritoriul Romaniei. Proiectul a fost finanțat din fonduri nerambursabile, ceea ce a adăugat restricții suplimentare pentru îndeplinirea cerințelor specifice acestui tip de proiecte.

În mai puțin de 7 luni IBC a realizat implementarea unui sistem informatic integrat constând în echipamente hardware performante (servere și storage IBM, echipamente de comunicații si rețea CISCO), infrastructura software Microsoft (Active Directory, Exchange, sistem de acces internet și publicare, Sharepoint, SCCM, SCOM, antivirus, backup), soluție de management de documente și fluxuri de lucru, soluție completă SAP ERP și BW pentru sector public.

La finalul anului 2013, Ministerul Finanțelor Publice a transmis un ordin care începea punerea în aplicare a unei strategii de modificare a modului în care este realizată contabilitatea sectorului public. Motivat de nevoi crescute de transparență cu privire la utilizarea banilor publici, Ministerul planifica ample modificări în contabilitatea publică și în gestiunea bugetelor, plecând de la modificarea planului de conturi și mergând până la condiționarea strictă a plăților prin trezorerie. Astfel, începând cu 1 ianuarie 2014, toate instituțiile publice trebuie să folosească un nou plan de conturi care presupune o mai mare detaliere în conformitate cu clasificația pe articolele bugetare inclusiv pentru parteneri, și nu doar pentru cheltuieli.

IBC a reușit să opereze aceste modificări într-un timp foarte scurt în sistemele SAP implementate la clienții săi din sectorul public, astfel încât înregistrările și raportările lunii ianuarie să poată fi efectuate corect, dupa noile reglementări legale. În 2014 se așteaptă noi modificări legislative care să continue implementarea strategiei adoptate de Ministerul Finanțelor Publice.

IBC a implementat modulul SAP de gestiune a resurselor umane şi a salarizării, urmarind urmatoarele procese:

Management Organizational – modelarea structurii organizatorice bazată pe funcții, sarcini, disponibilă la un moment dat, cât și realizarea de simulări de diferite scenarii de evoluție ale companiei, inclusiv din punct de vedere al planificării costurilor asociate; realizarea de modificări organizatorice cu subordonări ierarhice; păstrarea istoricului schimbărilor organizației prin folosirea perioadelor de valabilitate pentru obiectele definite la nivel de organizație (posturi, funcții, centre de cost etc.); generarea de diverse rapoarte – organigramă, fișe de post.

Administrare Personal – gestionarea tuturor datelor referitoare la angajați, conform specificului (grupuri de angajați: active, mandatări, AGA și CA, pensionați, externi); configurarea principalelor procese de Resurse Umane (angajare, concediere, demisie, detașare, suspendare, pensionare, revenire); modificări de salarii, funcții, timp de lucru, contract de muncă, locuri de muncă; rapoarte: generare contract individual de muncă, listă mișcări angajați în timpul lunii, fișier Revisal, etc.

Managementul Timpului –definirea proceselor referitoare la timpul de muncă lucrat; definirea de norme de lucru, ture; înregistrarea și afișarea listelor de pontaj; vizualizarea în permanență a numărului de zile de concediu la care are dreptul angajatul, numărul de zile de concediu efectuat până într-un anumit moment și numărul de zile de concediu la care mai are dreptul; liste de planificare concediu; etc.

Evaluarea personalului – definirea de diverse modele de evaluare al angajaților și formulare de evaluare conform cerințelor pe baza cărora se pot face evaluări periodice (individuale sau de grup, anonime sau nominale), înregistrate la nivel de angajat și atașate profilului său.

Managementul Instruirii (Cursuri de training) – întreținerea catalogului de cursuri precum și gestiunea integrată a programelor de training pentru angajați, urmărirea realizării lor (inclusiv cu resursele pe care le necesită) și a rezultatelor – evaluare după curs. Actualizarea profilelor angajaților cu noile nivele de competențe se realizează automat de către sistem la sfârșitul unui curs.

Payroll – evidenta și calculul drepturilor salariale ale angajaților și colaboratorilor (procese specifice AGA și CA – indemnizații de ședință); a contribuțiilor către stat în funcție de drepturile salariale acordate efectiv salariaților; generarea declarațiilor și a fișelor fiscale; gestionarea proceselor specifice: calcul automat tichete de masă, cota de energie, prime jubiliare; transferul datelor în financiar, pe centre de cost; generarea statelor de plată și a centralizatoarelor, fluturași de salarii, raportări statistice.